Der Benefit,
der allen schmeckt

Für den Hrmony Essenszuschuss gilt, dass es sich um einen steuerfreien Zuschuss zur arbeitstäglichen Mahlzeit handelt. Entsprechend können alle Speisen und Lebensmittel erstattet werden, die für die arbeitstägliche Mahlzeit während der Arbeitszeit bestimmt sind. Dabei ist es egal, ob Sie im Restaurant essen, im Supermarkt einkaufen oder über einen Lieferdienst bestellen. Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Wenn sich auf dem Beleg zusätzlich zu Lebensmitteln auch solche Artikel befinden, werden diese durch unsere Belegprüfung herausgerechnet.

Jeder Beleg muss das Datum der Ausstellung, die Belegsumme und eine Artikelbezeichnung enthalten, aus der sich erkennen lässt, dass Lebensmittel gekauft wurden. Das ist bei den allermeisten Kassenbons heute schon ganz automatisch der Fall. Übrigens können auch PDF-Belege von Lieferdiensten eingereicht werden. Auch gemeinsame bzw. geteile Rechnungen können zur Erstattung eingereicht werden. Belege können den gesamten Monat eingereicht werden. Unsere Empfehlung ist, den Beleg direkt nach dem Einkauf oder der Mahlzeit einzureichen. Generell müssen Belege aber immer im laufenden Monat der Ausstellung eingereicht werden. Nachträglich eingereichte Belege können nicht mehr erfasst und erstattet werden.

Die Berechnung der Zuschüsse erfolgt gemäß den Lohnsteuer-Richtlinien. Der maximal mögliche Zuschuss pro Arbeitstag von 7,23 € (2024) setzt sich zusammen aus dem sog. Sachbezugswert i.H.v. 4,13 € und einem steuerfreien Teil i.H.v. 3,10 €. Die tatsächliche Zusammensetzung der beiden Komponenten erfolgt dabei individuell auf Tagesebene, abhängig von den eingereichten Belegen und wird von Hrmony automatisch geprüft und berechnet. Wenn sich die/der Mitarbeiter:in zusätzlich an der Mahlzeit in Form eines Eigenanteils beteiligt, reduziert sich der anfallende Sachbezugswert, im Optimalfall sogar auf 0,00 €.

Quelle:
H 8.1 (7) Beispiel 3 LStH - https://www.bmf-lsth.de/lsth/2019/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen/4-Ueberschuss-der-Einnahmen-ueber-die-Werbungskosten/Paragraf-8/paragraf-8.html#anchor225718

Der monatliche Aufwand variiert und hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab, sollte aber 30 Minuten pro Monat nicht übersteigen. Der Import in die Lohnabrechnung dauert ca. 15 Minuten pro Monat und wird direkt von Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. Steuerberatung übernommen.

Der Aufwand für die Arbeitnehmenden beschränkt sich lediglich auf das Einreichen der Belege per Foto.

Sie können jeden Monat Mitarbeitende flexibel über Ihr Hrmony Admin Portal an- oder abmelden. Neue Mitarbeitende starten immer zum 1. eines Monats, d.h. alle Belege aus dem Startmonat können im laufenden Monat eingereicht werden.

Belege werden über die gesamte Nutzungsdauer, aber längstens für 10 Jahre von Hrmony archiviert. Im Kündigungsfall können archivierte Belege auf gesonderte Anfrage des Kunden exportiert und übergeben werden (z.B. für zukünftige Betriebsprüfungen). Die Hrmony GmbH behält sich das Recht vor, archivierte Belegdaten drei Monate nach Inkrafttreten der Kündigung zu löschen.