Die traditionelle Essenmarke aus Papier wird von der elektronischen Variante abgelöst: Compliance „to go“

Nur digitale Essensmarken mit Einzelbelegabgleich bieten Arbeitgebenden Tax Compliance für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mitarbeiter-Mahlzeiten. Denn nur diese Kombination schafft die Voraussetzungen, die das Bundesministerium der Finanzen für die rechtskonforme Nutzung von Essensmarken vorgibt. Der Dienstleister Hrmony GmbH mit Sitz in Berlin garantiert als einer der ersten der Branche die Prüfung jedes einzelnen digital eingereichten Belegs durch entsprechend geschulte Mitarbeitende.

Hrmony Essenszuschuss: Compliance erster Klasse

Essensmarken gehören zu den Benefits für Mitarbeitende, die in vielen Unternehmen für sinnvoll gehalten und deshalb häufig genutzt werden. Mit dem Hrmony Essenszuschuss haben Unternehmen nun ein modernes und attraktives Instrument zur Verfügung, das Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden gleichermaßen nützt.

Denn die Mitarbeitenden erhalten bis zu 600 Euro mehr Netto im Jahr verglichen mit einer Gehaltserhöhung im selben Umfang und können dank des neuen Systems frei entscheiden, wo sie essen möchten. Arbeitgebende bieten einen finanziellen Anreiz, ohne dafür Lohnnebenkosten zu bezahlen.

Ein großes Problem der traditionellen Essensmarken in Papierform besteht darin, dass sie häufig nicht rechtskonform eingesetzt werden. Der Hrmony Essenszuschuss mit Einzelbelegabgleich sichert dagegen die größtmögliche Compliance.

Compliance: Arbeitgebende sind in der Verantwortung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Papier-Essensmarken sind in den Lohnsteuer-Richtlinien geregelt. Mit einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 24. Februar 2016 wurde diese Richtlinie um Vorgaben für digitale Essensmarken ergänzt.

Als Arbeitslohn kann die digitale Essensmarke demnach nur dann angesetzt werden, wenn tatsächlich eine Mahlzeit gekauft wird und der Zuschuss nicht höher ist, als der Preis der Mahlzeit. Die Nachweispflicht dafür liegt beim Arbeitgebenden und kann manuell oder elektronisch durch die Prüfung der Einzelbelege erfolgen. Halten sich Arbeitgebende nicht daran, drohen bei einer Steuerprüfung hohe Lohnsteuernachzahlungen.  

Unkompliziertes Compliance-Verfahren sorgt für Transparenz

Die Hrmony GmbH hat sich als externer Dienstleister darauf spezialisiert, die Nutzung der digitalen Essensmarken für Mitarbeitende und Unternehmen möglichst komfortabel zu gestalten.

Hrmony Geschäftsführer Dennis Ortmann: „Die Mitarbeitenden haben freie Wahl, wo sie zum Essen gehen möchten. Sie fotografieren einfach den Beleg für das Essen mit dem Smartphone und schicken das Bild an Hrmony. Unsere geschulten Mitarbeitenden prüfen jeden Beleg nach einem Katalog, den wir mit den Finanzbehörden abgestimmt haben.“

Im Hintergrund führt der Dienstleister für jeden einzelnen Mitarbeitenden ein Konto mit dem monatlichen Budget. Die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebenden erhält einmal pro Monat einen Datensatz für die Erfassung der Essenszuschüsse in der Lohnabrechnung. Pro Mitarbeiter:in und Monat kostet das im Schnitt neun Euro.

Finanzbehörden reagieren positiv

In Zusammenarbeit mit einer deutschlandweit tätigen Kanzlei stellt die Hrmony GmbH für alle neuen Kund:innen Lohnsteuer-Anrufungsauskünfte beim zuständigen Finanzamt. „Diese Anfragen fallen durchweg positiv aus, denn alle Eckpunkte unseres Systems entsprechen den Anforderungen – die externe und interne Tax Compliance wird optimal eingehalten“, so Dennis Ortmann.

Über Hrmony

Alle Mitarbeitenden sollen von Benefits profitieren! Hinter dieser Vision steht das Berliner SaaS-Unternehmen Hrmony seit 2015. 

Hrmony arbeitet jeden Tag mit Leidenschaft und Technologie daran, den Übergang zu einfachen, digitalen Benefit Lösungen für Mitarbeitende und Unternehmen zu gestalten. Dafür hat das HR Tech Unternehmen eine Plattform für flexible Benefits entwickelt, die sich wirklich auszahlen.  

Unkompliziert, sicher, relevant: Mit flexiblen Benefits unterstützt Hrmony HR-Abteilungen und Unternehmen aller Größen bei der Mitarbeitermotivation, dem Employer Branding und macht täglich zehntausende Menschen glücklich. Kunden profitieren unter anderem von smarten, digitalen Lösungen in den Bereichen Essenszuschuss, 50 € Sachbezug und Mobilität.

Bereits über 650 Unternehmen setzen auf die wirkungsvollen und benutzerfreundlichen Lösungen von Hrmony, um bei neuen Bewerber:innen und langjährigen Mitarbeitenden zu punkten.