Die Umsatzsteuer auf Essensmarken in der unternehmenseigenen Kantine

Umsatzsteuer in der Kantine: Wie müssen Essensmarken finanzrechtlich behandelt werden? Wir erklären Ihnen die Gesetzesgrundlagen.

Unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten sind kein Lohnbestandteil

Der Arbeitgebende gibt üblicherweise entweder unentgeltlich oder verbilligt arbeitstäglich Mahlzeiten in der unternehmenseigenen Kantine an seine Arbeitnehmenden ab. Ist der Arbeitnehmende z.B. durch Krankheit oder Urlaub abwesend, erhält er keinen höheren Barlohn anstatt des Sachbezugs.

Deswegen werden die unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten üblicherweise nicht als ein Lohnbestandteil oder Deputat gewertet. (s.a. Hartz u.a., ABC-Führer Lohnsteuer, Mahlzeiten Rz. 42, Loseblatt).

Sonstige Leistungen nach dem Umsatzsteuergesetz‍

‍§ 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes besagt, dass eine sonstige Leistung nach § 3 Abs. 9 Satz 1 UStG steuerbar ist, wenn der Arbeitgebende diese aufgrund des Dienstverhältnisses an seine Arbeitnehmenden oder deren Angehörige gegen ein besonders berechnetes, aber verbilligtes Entgelt ausführt.

Eine solche entgeltliche Leistung liegt dann vor, wenn für die Leistung von Arbeitgeberseite ein unmittelbarer Anspruch an den einzelnen Arbeitnehmenden auf eine Geldzahlung oder eine andere Gegenleistung in Geldeswert besteht, die keine Arbeitsleistung ist.

Ermittlung der Bemessungsgrundlage

In § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG ist die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für diese entgeltlichen sonstigen Leistungen am Arbeitnehmenden geregelt. Hierbei ist die Vorschrift über die Mindestbemessungsgrundlage zu berücksichtigen (§ 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG).

Nach ihr muss als Bemessungsgrundlage mindestens der Wert, der in § 10 Abs. 4 UStG bezeichnet ist, abzüglich der Umsatzsteuer angesetzt werden, sollte dieser den Betrag übersteigen, den der Arbeitnehmende tatsächlich aufgewendet hat (abzüglich der Umsatzsteuer.). Der Höchstbetrag muss als Umsatz mit dem marktüblichen Entgelt bewertet werden.

Sachbezugswert = Bruttowert - Umsatzsteuer

Laut Abschn. 1.8 Abs. 8 Satz 2 in Verbindung mit Abschn. 1.8 Abs. 11 Satz 2 UStAE muss der in § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG vorgeschriebene Wert als mindestens der lohnsteuerrechtliche Sachbezugswert angesetzt werden.

Dieser lohnsteuerliche Wert entspricht dem Sachbezugswert der Mahlzeit und muss in diesem Fall als Bruttowert angesehen werden. Die Umsatzsteuer wird aus diesem Wert herausgerechnet.

Beispiel 1: Umsatzsteuer von Essensmarken in der Kantine

Eine Essensmarke kostet den Arbeitnehmenden 2 €. Dafür erhält er ein Mittagessen im Wert von 4 €.

Sachbezugswert Mittagessen 2023 3,80 €

- Zahlung des Arbeitnehmenden 2,00 €

= geldwerter Vorteil 1,80 €

Verrechnungswert der Essensmarke 2,00 €

⇒ Nach § 3Abs. 9 des Umsatzsteuergesetzes handelt es sich hierbei um eine steuerbare und steuerpflichtige sonstige Leistung.

Berechnung der Bemessungsgrundlage

⇒ Nach § 10Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG ist das Entgelt abzüglich der Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage anzusetzen:

Zahlung des Arbeitnehmenden 2,00 €

- 19 % Umsatzsteuer 0,38 €

= Bemessungsgrundlage 1,62 €

Berücksichtigung der Mindestberechnungsgrundlage

⇒ Nach § 10Abs. 5 Nr. 2 i.V.m. Abs. 4 Nr. 3 UStG ist der Sachbezugswert abzüglich der Umsatzsteuer als Mindestbemessungsgrundlage anzusetzen

Sachbezugswert Mittagessen 3,80 €

- 19 % Umsatzsteuer 0,72 €

= Mindestbemessungsgrundlage 3,08 €

Beispiel 2: kein Lohnsteuervorteil durch Essensmarken

Eine Essensmarke kostet den Arbeitnehmenden 4 €. Dafür erhält er ein Mittagessen im Wert von 5 €

Sachbezugswert Mittagessen 2023 3,80 €

‍- Zahlung des Arbeitnehmenden 4,00 €

‍Geldwerter Vorteil 0,00 €

‍Verrechnungswert der Essensmarke 4,00 €

⇒ Da der Arbeitnehmende einen Betrag bezahlt hat, der gleich oder mehr als der amtliche Sachbezugswert ist, entfällt die lohnsteuerliche Erfassung der Mahlzeit.

⇒ Nach § 3 Abs. 9 UStG handelt es sich aber hierbei um eine steuerbare und steuerpflichtige sonstige Leistung.

Berechnung der Bemessungsgrundlage mit geringerer Mindestbemessungsgrundlage

⇒ Nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG ist das Entgelt abzüglich der Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage anzusetzen:

Zahlung des Arbeitnehmenden 4,00 €

‍- 19 % Umsatzsteuer 0,76 €

‍= Bemessungsgrundlage 3,24 €

⇒ Da die Mindestbemessungsgrundlage geringer ist, braucht sie nach § 10 Abs. 5 Nr. 2 i.V.m. Abs. 4 Nr. 3 UStG nicht berücksichtigt werden.