Der Kantinenzuschuss in fremd bewirtschafteten Kantinen oder in Restaurants

Digitaler Essenszuschuss als Kantinenzuschuss in fremd bewirtschafteten Kantinen

Der Kantinenzuschuss gehört zu den Sachbezugsleistungen. Er wird häufig in Form von Papieressensmarken in fremd bewirtschafteten Kantinen im Unternehmen oder als Restaurantscheck in Gastronomiebetrieben außerhalb des Unternehmens vergeben.
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Bisher verzichten viele Arbeitgebende auf den Sachbezug durch Essensmarken. Der Aufwand durch die monatliche Prüfung und Abrechnung der Arbeitnehmerbelege aus den Kantinen ist einfach zu hoch. Erschwerend kommt die umständliche Verteilung der Papieressensmarken bzw. Restaurantschecks hinzu.

Eine Alternative zu den Essensmarken sind direkte Geldleistungen vom Arbeitgebenden an eine fremd bewirtschaftete Kantine. Dies ist allerdings mit viel Abrechnungsaufwand verbunden. Steuerlich gelten dabei dieselben Regelungen wie für die Essensmarken:

Digitaler Essenszuschuss spart Zeit und Geld

Seit dem 24.2.2016 erlaubt das Bundesfinanzministerium virtuelle bzw. digitale Essensmarken in Unternehmen, die durch Lesegeräte erkannt oder digital abgerechnet werden. D. h. anders als herkömmliche Papieressensmarken sind virtuelle bzw. digitale Essensmarken nicht mehr physisch vorhanden, müssen also nicht ausgedruckt und verteilt werden.

Für eine steuerliche Anerkennung des Kantinenzuschusses muss der Arbeitgebende lediglich die Voraussetzungen für diese Vorgehensweise nachweisen, d. h. er muss in der Lage sein, die vorgelegten Einzelbelege der Arbeitnehmenden manuell oder maschinell nachzuprüfen.

- Verzicht auf Essensmarken in Papierform

- Unkomplizierte steuerliche Anerkennung

- Das Unternehmen spart Zeit und Geld.

Kein Aufwand durch Prüfung oder Abrechnung

Hrmony nutzt die Möglichkeiten des digitalisierten Kantinenzuschusses. Wird den Arbeitnehmenden dieser über den Hrmony Essenszuschuss gewährt, sind Cateringverträge und aufwendige Rechnungsstellungen nicht mehr notwendig.

Nach wie vor können Arbeitnehmende in den Kantinen von Drittbewirtschaftern essen gehen. Im Gegensatz zur klassischen Papieressensmarken oder Chipkarten bezahlen sie hier den vollen Betrag und laden den Kaufbeleg der Mahlzeiten einfach in der praktischen Hrmony App hoch.

Bei Hrmony eingegangen, prüfen wir den Beleg auf die Erstattungsfähigkeit und rechtliche Compliance und stellen Ihnen monatlich eine Erstattungsdatei für die Lohnabrechnung zur Verfügung, damit Mitarbeitende den ausgegebenen Betrag zum Monatsende mit dem Gehalt gutgeschrieben bekommen. Der Arbeitgebende enthält eine Schlussrechnung zur Vorlage beim Finanzamt, ihm entsteht keinerlei Aufwand durch Prüfung oder Abrechnung.