Belegprüfung: Arbeitgeberzuschuss mit zu viel Aufwand?

Viele Arbeitgebende fürchten bei digitalen Essensmarken den hohen Aufwand durch die verpflichtende Überprüfung der eingereichten Belege Ihrer Mitarbeitenden auf die steuerrechtlichen Vorgaben. Denn die Mahlzeitenzuschüsse dürfen nur für Lebensmittel oder Mahlzeiten (inkl. dazugehörigem Getränke) anerkannt und ausbezahlt werden. Dabei kann es so einfach sein!

Ohne Aufwand oder umständliche Stichprobenkontrollen Lohnnebenkosten sparen

Arbeitgebende haben eine Nachweispflicht, dass die Voraussetzungen für die Sachbezugsbewertung gemäß der R. 8.1 Nr.7 ff. LStR erfüllt werden. Die Mitarbeitenden also nur für Einkäufe über Lebensmittel oder für Mahlzeiten einen steuerfreien Zuschuss beanspruchen.

Dies geschieht durch eine Stichprobenkontrolle in einer manuellen Belegprüfung, die meist die firmeninterne HR-Abteilung übernehmen muss. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Arbeitgebende von vorneherein gegen Essenszuschüsse für ihre Mitarbeitenden, denn nicht nur die Einführung im Unternehmen, sondern auch die damit verbundenen behördlichen Vorgaben müssen erfüllt werden.

Dazu gehört nicht nur die monatliche Belegprüfung, auch die Abrechnungsdateien aus denen sich die ausbezahlten Zuschüsse zu Mahlzeiten ergeben, können bei Betriebsprüfungen abgefragt werden.

Die Belegprüfung – rechtlich signifikante Vorgaben

Dabei bieten digitale Lösungen, wie der Hrmony Essenszuschuss, viele Vorteile: Erhalten Arbeitnehmende von ihrem Arbeitgebenden einen Arbeitgeberzuschuss, z.B. einen Essenszuschuss, können bis zu 7,23 € arbeitstäglich steuerfrei an Mitarbeitende ausbezahlt werden, wenn es sich dabei um Lebensmittel oder Mahlzeiten handelt.

Der Arbeitgebende muss diese Voraussetzungen nachweisen und die vorgelegten Einzelbelege prüfen – und hier beginnt der Aufwand, der Unternehmen von der Einführung eines Arbeitgeberzuschusses abhält.

Weniger Aufwand mit dem digitalen Essenszuschuss von Hrmony

Glücklicherweise erkennt das Finanzamt inzwischen auch digitale Verfahren an, bei denen die Belege digitalisiert und die Belegprüfung und Abrechnung monatlich automatisch durch den Anbieter erfolgt. Diese Vorgehensweise erleichtert die Abrechnung erheblich. Trotzdem existieren derzeit nur wenige Dienstleister mit diesem Angebot – einer von ihnen ist Hrmony.

Hrmony ist im Bereich des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung“ einer der Vorreiter. Wir bieten nicht nur eine vereinfachte Abwicklung des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung“ an, sondern erleichtern mit unserem durchdachten Prozess und einer Einzelbelegprüfung auch die Verwaltungsarbeiten in Unternehmen.

Ein smarter Arbeitgeberzuschuss mit cleverem Konzept

Unser Konzept basiert auf der digitalen Bereitstellung eines Arbeitnehmerkontos, über das monatlich die Belege des jeweiligen Arbeitnehmenden eingehen, geprüft, erfasst und gutgeschrieben werden. Damit werden drei Arbeitsschritte an uns als Dienstleister abgegeben und die Verantwortlichen für im Unternehmen entlastet.

Ihre Arbeitnehmenden schicken uns monatlich ihre Kaufbelege für ihre Mittagsmahlzeiten als Foto oder Kopie zu. Wir prüfen bereits beim Eingang der Belege deren Richtigkeit und schreiben den entsprechenden Betrag dem jeweiligen Konto gut.

Am Ende des Monats erstellen wir für Sie eine Auszahlungsdatei mit den jeweiligen Werten für Ihre Mitarbeitenden zu Auszahlung über die Gehaltsabrechnung sowie bei Bedarf ein Einzelbelegreporting, aus dem sich für jeden ausbezahlten Zuschuss die steuerrechtliche Verpflichtung der „Lebensmittel und Mahlzeiten“ nachweisen lässt.

So haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und profitieren gleichzeitig von einer besseren Mitarbeiterbindung an Ihr Unternehmen.