Kostenoptimierung: Bewirtungskosten korrekt absetzen

5 Tipps, wie Sie Streit mit dem Finanzamt vermeiden

Die Kostenoptimierung in Unternehmen fängt bereits bei den Bewirtungskosten an. Hier kann eine nachlässige Behandlung schnell zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Bereits bei den kleinsten Mängeln streicht das Finanzamt die Kosten und das Unternehmen bleibt darauf sitzen.

Werden die Bewirtungskosten aber korrekt abgesetzt, dürfen Unternehmen für die Bewirtung von Geschäftspartnern und potenziellen Kund:innen bis zu 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe verbuchen. Fünf Punkte sollen dabei helfen, die Bewirtungskosten korrekt abzusetzen.

Kostenoptimierung durch Trennung der Bewirtungsbelege

Betriebliche Bewirtungskosten dürfen niemals mit anderen Betriebsausgaben vermischt werden. Bei einer Verbuchung der Betriebsausgaben als sonstige Kosten oder Werbeaufwand und dem Ausweis in der Gewinnermittlung, streicht das Finanzamt den Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug.

Die Belege über die Bewirtungskosten sollten daher auf getrennten Konten gebucht werden. Obwohl Bewirtungskosten eigentlich zu den Werbeaufwendungen zählen, gehören sie nicht auf dieses Ausgabenkonto.

Thermorechnungen einscannen oder kopieren

Viele Gaststätten geben inzwischen Thermorechnungen aus. Diese haben allerdings den Nachteil, dass sie nach einiger Zeit verblassen und nicht mehr lesbar sind. Solche Rechnungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Um auch diese Bewirtungskosten absetzen zu können, sollten Thermorechnungen sofort eingescannt oder kopiert und ordnungsgemäß abgelegt werden.

Geschenkte/gekaufte Bewirtungsbelege

Auch illegale Bewirtungsbelege aus dem Internet sind inzwischen eine gängige Praxis. Empfehlenswert ist sie nicht, da Finanzbeamte gern das Internet durchleuchten. Stoßen sie dann auf Verkäufer solcher Belege, interessieren sie sich vor allem für deren Kund:innen – die Unternehmen. Bestraft werden dann die Kund:innen und das kann sehr teuer werden.

Grund der Bewirtung und Personen angeben

Eine einfache Quittung genügt dem Finanzamt nur selten. Vielmehr bestehen die Finanzbeamten darauf, dass auf der Rückseite des Bewirtungsbelegs der Grund für die Bewirtung und die Teilnehmer des Essens angegeben werden.

Kritisch wird es, wenn auch Ehefrauen oder Ehemänner der Geschäftspartner und des Gastgebers mit dabei sind. Dann drohen die Prüfer oft mit einem Auskunftsersuchen an die Teilnehmer, um den Anlass der Bewirtung zu erfahren. Nehmen also auch Personen am Essen teil, die bei diesem Geschäftstreffen eigentlich nichts zu suchen haben, sollte der Bewirtungsbeleg um diese Personen gekürzt werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt und beweisen außerdem Ihre Ehrlichkeit.

Personalisierte Quittung bei mehr als 150 €

Beträgt die Summe des Bewirtungsbelegs mehr als 150 € brutto, muss der Gastgeber mit Namen und Adresse auf dem Beleg angegeben sein. Fehlen diese Angaben, wird der Bewirtungsbeleg nicht vom Finanzamt anerkannt. Gastgeber sollten daher bei der Begleichung der Rechnung um die Aufnahme dieser Daten bitten, um Ärger zu vermeiden. Im Zweifelsfall kann das Restaurant auch eine reguläre Rechnung ausstellen.