Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeit

Unterstützen Sie Mitarbeitende während der Dienstreise mit einer Verpflegungspauschale

Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeiten bietet Arbeitgebern eine hervorragende Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden während Dienstreisen finanziell zu unterstützen.

Durch die Zahlung einer Verpflegungspauschale können Unternehmen die Reisekosten ihrer Angestellten effektiv reduzieren, ohne sich in die komplizierte Ermittlung der tatsächlichen Kosten vertiefen zu müssen.

Seit der Reisekostenreform 2014 sind zwei Pauschalen, 16 € für mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 32 € für eine Abwesenheit von 24 Stunden (Stand: 2024), steuerfrei erstattbar. Diese Regelung vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern trägt auch zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, da sie finanzielle Entlastung erfahren.

So erstatten Sie den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten

Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Dabei muss beachtet werden, dass diese Erstattungen auf die ersten drei Monate einer dienstlichen Tätigkeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte begrenzt sind. Zusätzlich gibt es spezifische Regelungen für Auslandsreisen, bei denen die Pauschalen des jeweiligen Landes angewendet werden.

Seit der Reisekostenreform 2014 sehen die Richtlinien für Reisekosten zwei Arten von Verpflegungspauschalen vor:

• Sie können eine Verpflegungspauschale von 16 € auszahlen, wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin mehr als 8 Stunden abwesend ist.
• Diese Pauschale gilt bei Dienstreisen auch am Anreisetag und Abreisetag, wenn diese eine Übernachtung erfordern.
• Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin dienstbedingt eine Abwesenheit von 24 Stunden erleben, beträgt die Pauschale 32 €.

Sonderfälle

• Unternimmt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin eine Geschäftsreise mit einer Übernachtung, müssen die Zeiten der beiden Reisetage addiert werden. Liegt die Summe über 8 Stunden, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale von 16 € für den Tag auszahlen, an dem er oder sie länger abwesend war.
• Wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin an einem Tag gleich mehrere Dienstreisen zu erledigen hat, können die Stunden der Abwesenheit addiert werden. Sollte er oder sie dann insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend gewesen sein, können Sie ihm oder ihr die Verpflegungspauschale erstatten.

Voraussetzungen für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands

• Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ist zeitlich begrenzt und nur in den ersten 3 Monaten einer dienstlichen Abwesenheit gültig.
• Sollte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin danach wieder für 4 Wochen an der ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, beginnt die 3-Monats-Phase von Neuem.
• Der Verpflegungsmehraufwand muss beruflich veranlasst sein und von Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin bezahlt worden sein.
• Sollten Sie die Verpflegung stellen, muss die Verpflegungspauschale entsprechend reduziert werden.
• Sollte das Ziel der Geschäftsreise im Ausland liegen, müssen Sie die Pauschale des jeweiligen Landes heranziehen. Bei der Anreise und Abreise wird die Verpflegungspauschale des Landes angewandt, in dem sich Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin vor Mitternacht (Ortszeit) aufgehalten hat.
• Sollte für das Land keine Verpflegungspauschale festgelegt sein, ist der Pauschalbetrag von Luxemburg heranzuziehen.
• Auch wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin nachweisen kann, dass er oder sie einen höheren Verpflegungsmehraufwand hatte als die angesetzte Pauschale, kann die Differenz nicht ausgezahlt werden.
• Sie können als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen aber die Vorsteuer der kompletten Kosten der Dienstreise geltend machen.
• Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten erstatten, muss dies in der Einkommenssteuererklärung entsprechend berücksichtigt werden. Denn nun können die Verpflegungskosten nicht mehr in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden.

Rechtliche Grundlagen zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands

Interessant für Arbeitgeber ist die Möglichkeit, die Verpflegungspauschale in doppelter Höhe unter Inkaufnahme einer pauschalen Besteuerung von 25 % des Mehrbetrags auszuzahlen, was zu einer weiteren finanziellen Erleichterung für die Mitarbeitenden führen kann.

Es ist jedoch zu beachten, dass eine doppelte Erstattung der Verpflegungspauschale rechtlich korrekt gehandhabt werden muss, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Die rechtlichen Grundlagen für diese Praxis sind im Einkommensteuergesetz (EStG) und im ergänzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab dem 1. Januar 2014 festgelegt.

Diese Regelungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Reisekostenabrechnungen zu vereinfachen und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu steigern, indem sie ihnen während Dienstreisen finanzielle Unterstützung zukommen lassen.

Rechtliche Quellen:

• § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 EStG – Einkommensteuergesetz: Betriebsausgaben

• § 8 Absatz 2 Satz 8 f. EStG – Einkommensteuergesetz: Einnahmen

• § 9 Absatz 4a EStG - Einkommensteuergesetz: Verpflegungsmehraufwand

• Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014